Stille Post: Spielen Sie es noch immer?

Branchenbrief Health Care Logistik, Ausgabe 16, September 2022

Stille Post: Spielen Sie es noch immer?

Ein Kommentar von Olaf Glowacz zur Situation der Branche

Liebe Leserinnen und Leser unseres Branchenbriefs,

wer von uns hat früher nicht das uralte Spiel „Stille Post“ gespielt? Das Kinderspiel ist eine Methode der Wahrnehmungserziehung und zeigt im Prinzip die Verfälschung von Nachrichten durch die mehrfache Weitergabe von Informationen auf. Aber was hat der Klassiker mit unserer Branche zu tun? Einiges, wie ich finde. Es gibt immer noch viele Sanitätshäuser, die ihre gesamte interne und externe Kommunikation genau nach diesem Prinzip aufbauen. Das ist für alle Beteiligten gefährlich, fehleranfällig und frustrierend. Die gute Nachricht: es geht auch anders!

Externe Dienstleister im Sanitätshaus

Hinter dem fehlerhaften respektive unzureichenden Informationsaustausch mit Kunden, Krankenkassen, Softwareanbietern etc. steht der Wunsch, alles selbst – also inhouse – machen zu wollen. Aber ist das wirklich sinnvoll? Warum werden in den Sanitätshäusern unserer Republik so wenige Dienstleister, etwa für Logistik und Transport, eingesetzt? Um diese Frage zufriedenstellend beantworten zu können, muss man die Verteilung und die daraus entstehenden Probleme der Arbeit kennen.

Die Aufteilung der Zustell- und Abholaufträge

Ein Punkt ist die fehlende Präqualifizierung – es gibt nur wenige Unternehmen, die diese wichtige Zertifizierung vorweisen können und dabei nicht im direkten Wettbewerb zum potenziellen Kunden stehen. Selbst Branchengrößen wie WKS beschäftigen laut Geschäftsführerin Annemarie Röthing keine Medizinprodukte-Berater. Trotzdem ist dieser Punkt nur untergeordnet zu betrachten. 80 Prozent der Aufträge werden ohne weitere Probleme abgewickelt, bei zehn Prozent der Zustell- und Abholaufträge muss kurz eingegriffen werden und weitere zehn Prozent beschäftigen den Dienstleister oder das Sanitätshaus massiv. Damit lassen sich also 20 Prozent aller Hilfsmittel Transporte optimieren, und zwar so, dass auch sie künftig zu den unkomplizierten Aufträgen hinzugerechnet werden können.

Das alte Spiel der Informationsweitergabe

Ein Beispielprozess für eine komplizierte Zustellung: Der Versicherte oder seine Angehörigen rufen bei der Krankenkasse des Versicherten an oder aber die Krankenkasse informiert den Patienten direkt über das zu erwartende Hilfsmittel. Jedenfalls erteilt die Krankenkasse den Lieferauftrag an das Sanitätshaus, welches anschließend den eigenen Fahrer oder einen externen Dienstleister mit der Zustellung beauftragt. Und genau hier beginnt die Stille Post: beauftragt das Sanitätshaus einen klassischen Transportdienstleister, verlängert sich der gesamte Prozess unnötig. Warum? Weil dieser den aktuellen Stand der Dinge nicht in Echtzeit an das Sanitätshaus und die Krankenkasse zurückspielen kann. Mit anderen Worten erklärt: Alle am Prozess beteiligten Stellen und Personen erhalten unterschiedliche Informationen und müssen wild untereinander hin und her kommunizieren, um den Prozess abschließen zu können.

Aber, wie zuvor besprochen, es geht auch leichter. Einige Fragen an Sie persönlich: Was wäre zum Beispiel, wenn die Abholstelle bzw. Zustellstelle vorher automatisiert über die bevorstehende Lieferung oder Abholung informiert würde, und diese sich den Termin nach eigenen Bedürfnissen aussuchen könnte.

Was wäre, wenn der beauftragte Transportdienstleister zudem noch präqualifiziert wäre und Sie als Leistungserbringer sich nur auf die Beratung und die Abrechnung der Hilfsmittel fokussieren könnten?

Was wäre, wenn Sie im gesamten Prozess nur noch stiller Online-Beobachter wären statt aktiver Bearbeiter?

Was wäre, wenn es schon externe Dienstleister gäbe, die Ihnen diese Freiheit ermöglichen könnten?

Das klingt doch alles zu schön, um wahr zu sein, oder? Nein, denn wir haben unsere Dienstleistungen genau so aufgebaut. Durch die Nutzung erhalten Sie als Sanitätshaus mehr Zeit für die wirklichen wichtigen Dinge. Und aufgepasst: Wir nehmen keinem Ihrer Mitarbeitenden die Arbeit weg. Kein Arbeitsplatz wird durch uns überflüssig. Alle Beteiligten, inklusive der Leitung, müssen lediglich bereit sein, alte Gewohnheiten durch neue zu ersetzen – es gilt: Sie wollen etwas verändern, dann müssen auch Sie sich verändern.

Fazit

Die Beauftragung eines klassischen Dienstleisters wird Ihre Probleme nicht lösen. Um zu erkennen, ob ein bestimmter Prozess für Sie infrage kommt, muss dieser einfach mal ausprobiert werden. Rufen Sie beispielsweise bei Ihrem Logistikpartner an und überprüfen Sie, wie lange Sie in der Warteschleife hängen, um einen Auftrag erteilen zu können. Tracken Sie anschließend die einzelnen Arbeitsschritte sowie die Gesamtzeit bis zur Abrechnung des Hilfsmittels mit der Krankenkasse – also dem vorläufigen Ende des Auftrags. Stellen Sie anschließend einen Testauftrag über unser Online-System ein und schauen Sie, wie wenig Aufwand sie anschließend noch mit dem Auftrag haben. Und dann unterhalten wir uns über die Optimierung und ja – Digitalisierung – Ihres Sanitätshauses. Zumindest für die Standard-Rehaprodukte, für die es noch nicht einmal eine Produktschulung gibt und für die Abholungen von Hilfsmitteln ist dies alles kein „Hexenwerk“. Das Ganze wird lediglich von sogenannten Experten so dargestellt, um teure und oftmals nicht zielführende Beratungen verkaufen zu können. Bei uns gibt es keine kostenpflichtigen Beratungen, sondern fix fertige, schnell zu implementierende und Budget-schonende Lösungen.

Wir wissen, wo die Probleme der Branche liegen und wir haben die Lösungen. Machen Sie sich davon gerne selbst ein Bild und testen Sie uns einfach ohne langfristige Verträge. Punkt. Vereinbaren Sie hier Ihren persönlichen Termin, und wir erklären Ihnen kurz, wie Sie einen Testauftrag in unser System einstellen.

Ich freue mich auf Sie.
Herzlichst, Ihr Olaf Glowacz

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