Branchenbrief Health Care Logistik, Ausgabe 17.1, Dezember 2022
Modernes Sanitätshaus: Basis-Digitalisierung funktioniert ohne Opa sogar kostenlos
Der Arbeitsalltag vieler Sanitätshäuser wird von Zeitdruck bestimmt. Kaum haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Aufgabe erledigt, kommen geschätzt zwei neue hinzu. Die Stimmung im Team fördert dieser Zustand nicht.
In der Folge werden sogenannte Digitalisierungsexperten kontaktiert. Nach einer überwiegend kostenpflichtigen Bestandsaufnahme im Sanitätshauses fallen dann Sätze wie „Sie müssen Ihren Arbeitsalltag durch Digitalisierung besser organisieren“ oder „Hier steckt viel Digitalisierungspotenzial drin“.
Tipps von Praktikern – nicht Experten einholen
Wir, eine kleine Gruppe von Praktikern(!) aus dem Sanitäts- und Apothekenbereich empfinden diese Experten als anstrengende Besserwisser, die uns anfänglich mit unklaren Tipps hinhalten und anschließend mit umfangreichen Betreuungsdienstleistungen viel Geld kosten.
Wenn Sie in einem Sanitätshaus tätig sind, dann fragen wir Sie: Fällt Ihnen spontan ein kleiner Arbeitsschritt ein, der Sie jeden Tag mehrere Minuten Ihrer Zeit kostet? Haben Sie sich bereits Gedanken darüber gemacht, wie Sie diesen lästigen Zeitfresser umgehen könnten? Wären Sie Ihrer Geschäftsleitung nicht auch dankbar für eine Lösung dieses kleinen Problems?
Wir sagen: Um effektiv Zeit bei der täglichen Arbeit im Sanitätshaus einzusparen, benötigt man keine teuren Digitalisierungsmaßnahmen. Um dies zu untermauern, möchten wir Ihnen drei kleine Beispiele aus Hunderten vorstellen:
1. Kontaktdaten prüfen
Wie oft haben Sie schon zum Telefon gegriffen und eine Nummer gewählt, die sich als fehlerhaft oder nicht vergeben herausstellte? Sie müssen recherchieren und nachfragen, bis Sie endlich die richtige Telefonnummer gefunden haben. Das lässt sich jedoch häufig umgehen: Prüfen Sie direkt die Kontaktdaten, sobald Sie etwa ein Geschäftspapier oder eine Visitenkarte erhalten. Selbst wenn Sie die Person erst drei Wochen später kontaktieren müssen, sparen Sie so zukünftig wertvolle Zeit ein.
2. E-Mail-Signatur einrichten
Sobald Sie oder Ihre Kolleginnen und Kollegen per E-Mail nach außen kommunizieren, sollten Sie der Nachricht eine Signatur beifügen. Diese signalisiert Ihrem Gegenüber, dass er von Ihrem Unternehmen professionell betreut wird und vermeidet somit lästige Rückfragen zum Datenschutz. Zusätzlich kann die Person daraus jederzeit Ihre Kontaktdaten einsehen und bearbeiten, was die Kommunikation zwischen ihnen beiden vereinfacht. Außerdem interessant: für den gewerblichen Schriftverkehr gilt ohnehin eine Signaturpflicht.
3. Kontaktdaten-Pools der Krankenkassen überprüfen
Es kann hilfreich sein, regelmäßig die Kontrolle der Kontaktdaten in den Pools der Krankenkassen zu überprüfen. Die wichtigste Frage hierbei lautet: Kommen die versendeten E-Mails auch dort an, wo sie direkt bearbeitet werden oder landen sie bei der Geschäftsführung bzw. dem Inhaber? In letzterem Fall müssten diese die E-Mail dann wieder an die zuständige Stelle weiterleiten. Fakt ist, so verlangsamt sich die Kommunikation und verzögert unnötig den gesamten Prozess.
Fazit: Kommen Sie Handeln?
So, dies waren drei kleine Tipps, die Sie sofort ohne Beratungskosten umsetzen können und die Ihnen vielleicht sogar schon bekannt sind. In unserem Arbeitsalltag mit Sanitätshäusern, Apotheken, Krankenkassen und Herstellern sehen wir jedoch immer wieder, dass unter anderem gut organisierte Gruppen-Mails keine Selbstverständlichkeit sind. Und ich darf Ihnen verraten, von diesen kleinen Maßnahmen – bekannten und weniger bekannten – gibt es noch Hunderte. Sie helfen allesamt Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen, Team-Zufriedenheit wiederherzustellen, Kunden zu begeistern und kurz- wie langfristig den Umsatz zu steigern. Digitalisierungsmaßnahmen mit Kosten im fünfstelligen Bereich sind dafür jedenfalls zunächst nicht erforderlich. Wenn Sie als Angestellte bzw. Angestellter in Ihrem Haus davon profitieren möchten, dann leiten Sie diese Ausgabe des Branchenbriefs gerne an Ihre Vorgesetzten weiter. Vereinbaren Sie gerne einen kostenfreien Telefontermin mit mir oder einem Mitglied unseres Teams.
Ich freue mich auf Sie.
Herzlichst, Ihr Olaf Glowacz